一般而言,機(jī)關(guān)單位內(nèi)部有條件的,涉密會議絕大部分應(yīng)在本單位會議室進(jìn)行。特殊情況下,也可以在其他符合保密要求的場所舉辦。在涉密會議召開前,主辦單位應(yīng)對會場及設(shè)施、設(shè)備(通信設(shè)備、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)和音響設(shè)備等)進(jìn)行保密技術(shù)檢查、檢測;并根據(jù)會議需要,配備文件保密柜、碎紙機(jī)、手機(jī)屏蔽柜等。
這里要注意的是,由于無線設(shè)備的傳輸信號是暴露在空中的,不法分子使用相關(guān)設(shè)備就可以接收。若涉密會議使用對講機(jī)、無線話筒、無線鍵盤等無線設(shè)備,就有可能導(dǎo)致會議內(nèi)容擴(kuò)散泄露。因此,不僅要防止會場出現(xiàn)對講機(jī)、無繩電話、無線話筒、無線鍵盤等無線設(shè)備或裝置,還要加裝移動通信和無線網(wǎng)絡(luò)屏蔽設(shè)備。
此外,主辦單位還應(yīng)在會議召開前,對參會人員、活動人員(含列席人員以及工作、服務(wù)人員)進(jìn)行保密教育。要求大家嚴(yán)格執(zhí)行會議紀(jì)律,不得攜帶手機(jī)進(jìn)入會場,嚴(yán)禁未經(jīng)批準(zhǔn)對會議進(jìn)行錄音、攝像。